Ako vniesť skutočný poriadok do úloh a projektov?

V dnešnej dobe sa najmä freelanceri a malé spoločnosti stretávajú na jednej strane s požiadavkou klientov na paralelné riešenie viacerých, často komplikovaných a rozsiahlych projektov, vrátane zapojenia externých spolupracovníkov a na strane druhej s nutnosťou rozumne investovať svoj čas, venovať pozornosť skutočne podstatným veciam a pritom nezabudnúť na malé úlohy a detaily, ktorých absencia však môže výrazne znížiť kvalitu dodaných výstupov a spokojnosť zákazníka.  

zdroj: Asana.com

zdroj: Asana.com

Spoľahnite sa na vhodný projektový nástroj

Je jedno, či pracujete na projekte samostatne, alebo spolu s tímom interných alebo externých spolupracovníkov - spoľahlivý a zároveň dostupný nástroj pre naplánovanie a následne sledovanie priebehu projektu je nevyhnutnosťou.

 

Ako si vybrať z množstva dostupných riešení?

Na trhu existujú stovky (asi aj tisícky) nástrojov, aplikácií a riešení pre projektový manažment. Vybrať si správne je preto pomerne náročné. Posledných 10 rokov som mal možnosť na reálnych projektoch otestovať niekoľko rôznych konkrétnych nástrojov a prístupov k riadeniu projektov. Tu je niekoľko oblastí a konkrétnych odporúčaní, ktoré som za ten čas získal.

 

#1 Žiadna aplikácia za teba prácu nespraví

Že to je samozrejmé? V praxi ani veľmi nie. Často som sa nielen u seba, ale aj u svojich spolupracovníkov a klientov stretol s tendenciou donekonečna hľadať „ten správny nástroj“, vďaka ktorému bude zrazu vo všetkom poriadok a úlohy sa začnú plniť s ľahkosťou, rýchlejšie a akoby samé.

Toto očakávania v nás podporujú samotní vývojari jednotlivých nástrojov. Na svojich web stránkach a v promo videách sa predbiehajú v zobrazení krásnej projektovej budúcnosti, ktorá nastane, ak sa rozhodneme práve pre ten ich nástroj.

V tomto prípade je dobré si pripomenúť, že ľudstvo dokázalo realizovať kolosálne projekty a milióny úloh stovky rokov bez nutnosti využívania agilných prístupov a sofistikovaných softvérových riešení.

 

#2 Nie je potrebné minúť množstvo peňazí, ale niekedy sa to oplatí

Skrátim to - existujú relatívne drahé riešenia a relatívne lacné riešenia, mnohé dokonca úplne zadarmo. Vo svete softvéru a aplikácii zároveň neplatí, že čím je niečo drahšie, tým to musí byť aj zákonite lepšie. Resp. možno to aj skutočne lepšie je, otázkou však je, či práve pre teba, tvoju firmu, tvoje typy projektov a najmä - tvoj budget.

Aby som bol úplne konkrétny, uvediem jeden príklad a dve rôzne aplikácie:

 

zdroj: Basecamp.com

zdroj: Basecamp.com

BASECAMP vs ASANA

BASECAMP a ASANA sú odvekí rivali, pričom za posledné obdobie prešli obe platformy pomerne zásadnými zmenami tak z pohľadu ich prístupu k plánovaniu a riadeniu projektov, ako aj k cenotvorbe.

V skratke sa dá povedať, že BASECAMP je priam dokonalý nástroj, ktorý poskytuje asi úplne všetko, čo si môže freelancerský alebo menší firemný projektový tím želať - pridávanie úloh, termínov, komentovania diania, samostatné diskusné skupiny, chat, vytváranie poznámok a dokumentov, výborná Android a iOS aplikácia, veľmi originálne spravená možnosť prístupu klienta k vybraným častiam projektu, ako aj unikátny „overview“ na celkový stav projektu s názvom „Hill Chart“.

$99 je viac ako „zadarmo“

Má to však jeden problém - po uplynutí 30 dňovej bezplatnej skúšobnej doby je mesačný poplatok za službu BASECAMP $99. Síce bez akýchkoľvek limitov čo sa týka počtu projektov, počtu užívateľov či dokonca počtu klientov a externých spolupracovníkov, ale pre mnohé malé spoločnosti, freelancerov alebo neziskové organizácie to môže byť pomerne vysoký mesačný náklad, najmä v kontexte ďalších výdavkov, ktoré každý podnikateľ má (účty za mobil a internet, web stránka, účtovník, prenájom kancelárie, odvody, marketingové výdavky, ...)

$99 je menej ako „zadarmo“

ASANA namiesto toho ponúka možnosť funkčnej a doživotne bezplatnej verzie. Síce s istým obmedzením dostupných funkcií, ale zo skúsenosti môžem povedať, že reálne máte v bezplatnej verzii k dispozícii cca 80% všetkých skutočne podstatných funkcií. A pokiaľ sa rozhodnete ísť do platenej verzie, minimálny mesačný poplatok je približne $49.

Samozrejme, tu už závisí na počte reálnych užívateľov; uvedená cena je pre tímy do 5 ľudí; pokiaľ máte viac členov projektového tímu, pripravte sa na násobky tejto sumy. Pri počte 15 užívateľov ste približne na cene BASECAMP účtu, pri 20 ľuďoch ste však zrazu na dvojnásobku, nakoľko ASANA z nepochopiteľného dôvodu účtuje vyššiu cenu.  Rovnako tak sa (opäť z nie úplne pochopiteľných dôvodov) cena vždy účtuje pre minimálne 5 členov tímu a pre už spomenuté násobky (t.j. 5, 10, 15, 20 atď.)

Otázkou teda vždy je to, aké sú vaše reálne potreby a očakávania tak z pohľadu funkcií, ako aj z pohľadu veľkosti projektového tímu.

 

#3 Funkčná mobilná aplikácia je podmienkou

Povedzme si úprimne, že často potrebujeme / chceme riešiť úlohy a projekty mimo kancelárií, napríklad z pohodlného kresla v obľúbenej kaviarni alebo cestou v MHD do práce, ideálne bez nutnosti mať so sebou notebook.

V dnešnej dobe je jednoducho plnohodnotná mobilná aplikácia základom a pri výbere nástroja na plánovanie a riadenie projektov si určite dajte záležať na spoznaní a praktickom vyskúšaní mobilnej aplikácie, ktorá by mala spĺňať nasledovné kritériá:

• je dostupná vo verziách pre Android a iOS zariadenia;
• je pravidelne aktualizovaná (históriu aktualizácii je možné sledovať v app store);
• dokážete v nej plnohodnotne vytvárať a editovať úlohy a projekty;
• dokážete v nej plnohodnotne komentovať úlohy, zdieľať súbory a pridávať úlohy členom tímu;
• dokážete nastaviť a v prípade potreby vypnúť notifikácie;
• dokáže aspoň čiastočne pracovať v offline režime;

úvodné „welcome screens“ aplikácie ASANA pre iOS zariadenia

úvodné „welcome screens“ aplikácie ASANA pre iOS zariadenia

#4 Intuitívne a príjemné užívateľské rozhranie

Toto nie je ani tak otázka na najmodernejší dizajn, ale skôr na subjektívny pocit vás a členov vášho tímu pri otvorení desktop alebo smartfón / tablet verzie daného nástroja. Máte pocit, že od prvého momentu intuitívne viete, kam kliknúť a ako upraviť jednotlivé položky, alebo naopak aj po týždni používania si neviete zvyknúť na rozloženie plochy a nech sa snažíte, ako chcete, nedokážete získať radosť z používania daného nástroja? Pokiaľ je pravdou tá druhá verzia, radšej na daný nástroj čo najskôr zabudnite a skúste siahnuť po inej alternatíve.

 

#5 Zoznam nevyhnutných funkcií

Hoci je každý projekt a každý projektový tím iný, predsa len z pohľadu nástroja na plánovanie a riadenie projektov existujú kľúčové funkcie, ktorými by správny nástroj určite mal disponovať:

VYTVÁRANIE SAMOSTATNÝCH PROJEKTOV
MOŽNOSŤ PRIDANIA CHARAKTERISTIKY PROJEKTU
VYTVÁRANIE A PRIRAĎOVANIE ÚLOH V PROJEKTE ČLENOM TÍMU
MOŽNOSŤ VYTVÁRANIA TO-DO LISTOV / SEKCIÍ S ÚLOHAMI
TERMÍN SPLNENIA / TERMÍN ZAČIATKU ÚLOHY / PRIORITA
MOŽNOSŤ KOMENTOVANIA ÚLOHY
PROJEKTOVÝ KALENDÁR S TERMÍNMI ÚLOH / MÍĽNIKOV
PRIDÁVANIE A ZDIEĽANIE SÚBOROV
MOŽNOSŤ KONVERZÁCIE V RÁMCI KONKRÉTNEHO PROJEKTU / TÍMU
MOŽNOSŤ OZNAČENIA / TAGOVANIA ĽUDÍ V KONVERZÁCII
NOTIFIKÁCIE
PREHĽAD MNE PRIRADENÝCH ÚLOH
PREHĽAD ÚLOH JEDNOTLIVÝCH ČLENOV TÍMU
AUTOMATICKÝ REPORTING ČINNOSTI
PRIDANIE KLIENTOV S MOŽNOSŤOU NASTAVENIA ÚROVNE PRÍSTUPU
FUNKČNÝ HELPDESK / SUPPORT LINE

 

Tipy na nástroje projektového plánovania a riadenia

ASANA 
(top odporúčanie)

BASECAMP
(top odporúčanie)

FREELO
(aj v češtine)

MONDAY

REDBOOTH
(tajný tip na budúceho favorita)

TRELLO

WRIKE

 

Tipy na odporúčané to-do aplikácie

ANY.DO

OMNIFOCUS
(keď neviete čo s peniazmi a chcete mať top appku)
(iba iOS, macOS a watchOS verzia)

THINGS
(top tip)
(najkrajšia appka so skvelou funkčnosťou)
(iba iOS, macOS a watchOS verzia)

TODOIST
(top tip)

WUNDERLIST